Integritets- och personuppgiftspolicy

– Så skyddar Affärskompetens Sverige dina personuppgifter

GDPR

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner.

Vi vill vara öppna med hur dina personuppgifter hanteras som du lämnar till Affärskompetens Sverige eller som vi samlar in på annat sätt. I denna informationstext beskriver vi därför hur och varför Affärskompetens Sverige behandlar dina personuppgifter.

 

Dataskyddsombud

Vi har utsett ett dataskyddsombud vars uppgift är att granska att vi följer dessa regler, riktlinjer och rutiner. Dataskyddsombudet är verksamhetsansvarig Sara Hellberg.

 

Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är anställda i projektet Affärskompetens Sverige, om inget annat anges i denna information. Projektägare är Affärskompetens Sverige Ideell Förening.

 

Vilka olika register har vi där vi lagrar personuppgifter?

Vi har inventerat och identifierat 15 olika digitala och analoga register som kan innehålla personuppgifter på Affärskompetens Sverige. Det är främst vårt huvudsakliga databasregister som vi kallar Back Office. Där sköter vi alla anmälningar till kurser, alla företags- och personuppgifter med mera. Vår teknikleverantör heter Devdalen och har i sin tur ett så kallat Data Processing Agreement med webbhotellet Altushost. Dessutom använder vi nyhetsbrevsregister från Get a Newsletter och ett SMS-register med utskick från leverantören SMS-teknik. Vi har en Facebooksida, där har vi en speciell policy för publicering. Våra molntjänster är Microsoft Office 365. Vi har även analoga register för offerter och avtal, ett personalregister, ett lokalt bokföringsregister ett faktureringsregister via VISMA samt ett lokalt löneregister för våra anställda. Våra affärsutvecklare gör dessutom anteckningar under sina affärsutvecklingsmöten som sparas.

 

Personuppgiftsinventering

För varje register har vi upprättat en separat så kallad personuppgiftsinventering. PU-inventeringarna sparas dels digitalt i vår molntjänst samt med analoga utskrifter i en speciell pärm.

 

Biträden

Med alla våra underleverantörer och utbildare har vi upprättat så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

 

Varifrån samlar vi personuppgifter?

  • Vi samlar in personuppgifter som kunder, uppdragsgivare eller deltagare lämnar till oss, t.ex. i samband med anmälan till ett projekt, ett uppdrag, till något av våra evenemang eller till vårt nyhetsbrev. Föreningens anställda och styrgrupp lämnar vissa uppgifter vid anställningstillfället eller vid bildandet av styrgrupp. Dessa uppgifter revideras då det tillkommer eller slutar anställda respektive styrgruppsmedlemmar.
  • Offentlig statistik från t.ex Alla Bolag och SCB.

 

Redovisningskrav offentliga finansiärer

Vi arbetar ofta med olika offentliga finansiärer, till exempel Europeiska Socialfonden eller Tillväxtverket. Inför våra finansiärer åligger det oss att  redovisa alla deltagare i projektet.

 

Exempel på personuppgifter

Exempel på uppgifter som vi hanterar är identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer, kontaktuppgifter, företagsuppgifter, kön, allergier, funktionsvariationer, roll på företaget samt statistik på deltagande av utbildningar.

 

ÄNDAMÅL – Varför behandlar vi dina uppgifter?

Beroende på vilka projekt eller uppdrag vi arbetar med, hanterar vi uppgifter för olika syften. Till exempel:

  1. För att hantera ansökan om projektdeltagande

I samband med en ansökan om projektdeltagande lämnar du som ansöker in dina uppgifter, vilka läggs in i vårt register. Vi kan också hämta uppgifter från offentliga register som är nödvändiga för att hantera ansökan, t.ex AllaBolag, företagsregistret samt register om statligt stöd.

 

  1. För att hantera kommunikation med deltagare, utbildare och andra samarbetspartners

Vi behandlar personuppgifterna i syfte att kunna kommunicera med våra deltagare, utbildare och samarbetspartners om utbildningar, evenemang och andra nyheter och händelser.

För att kommunicera relevant information och erbjudanden analyserar vi de uppgifter där våra projektdeltagare eller kunder angett önskemål om olika insatser. Genom att vara deltagare i ett projekt eller kund hos Affärskompetens Sverige lämnas samtycke till vår marknadsföring digitalt och analogt.

Du har rätt att, när som helst, avregistrera dig från utskick genom att meddela detta till oss eller avbeställa utskicken via den länk som finns i vårt nyhetsbrev.

 

  1. För att rapportera till projektfinansiär

Om vårt arbete i form av ett projekt eller uppdrag finansieras via en offentlig aktör åligger det oss att löpande rapportera till finansiären.  Det är nödvändigt för rapporteringen att personuppgifterna är korrekta.

 

  1. För att hantera kundförhållandet

Vi behandlar uppgifter i syfte att hantera kundförhållandet med Affärskompetens Sverige för att skicka aviseringar, säkerställa att uppgifterna är uppdaterade och korrekta, samt dokumentera möten och interaktioner.

 

  1. För att genomföra analyser av utbildningsresultat

Vi behandlar uppgifter i syfte att genomföra kundanalyser på en övergripande nivå, t.ex. för att utveckla utbildningsmetoder, analysmodeller, kommunikations- och affärsstrategier. Vi behandlar också personuppgifter i syfte att genomföra kundundersökningar, t.ex. för att skicka ut och utvärdera resultatet av en enkät.

 

  1. För uppföljning och utvärdering

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att ta fram rapporter och statistik för uppföljning och utvärdering av vår verksamhet, t.ex. uppföljning av deltagande i utbildningar samt genomförda aktiviteter, såsom kampanjutskick.

 

  1. För att säkerställa att behov och önskemål tillgodoses

Vi behandlar vissa så kallat känsliga personuppgifter, som t.ex uppgifter om allergi och funktionsvariationer, för att säkerställa att deltagarnas behov och önskemål tillgodoses vid utbildningar och andra evenemang, t.ex att enskilda deltagare får rätt mat och rätt hjälpmedel. Uppgift om kön samt roll på företaget behandlas i statistiskt syfte. Uppgift om lönenivå, arvode och bankkonto i syfte att alla intressenter ska få rätt betalt.

 

Uppgifter laglig grund för behandling

Samtycke § 6.1.a

Några av våra register har Samtycke som laglig grund för behandling. Behandlingen tillämpas för att bl.a kunna bidra till företagens synlighet, presentation av projektgrupp och styrgrupp, uppföljning vid affärsutvecklingssamtal etc. I den utsträckning särskilda kategorier av personuppgifter lämnas till oss i samband med våra utbildningar och evenemang t.ex. vid måltider, ger du ditt uttryckliga samtycke till vår behandling av dessa uppgifter för att tillhandahålla avtalade tjänster. Det är frivilligt att lämna ditt samtycke till behandlingen av dina personuppgifter för att vi ska kunna tillhandahålla våra tjänster, men om du inte lämnar ditt samtycke, kan du riskera att t.ex få mat som du inte kan äta.

  • Fotografier som publiceras t.ex på sociala kanaler samt på webben.
  • Kontaktuppgifter, t.ex. namn, företagsnamn, kommun, e-postadress och telefonnummer
  • Kundinteraktioner, t.ex. antal klick
  • Särskilda kategorier av personuppgifter (i förekommande fall), t.ex. uppgift om hälsouppgifter eller funktionsvariationer.

 

Fullgöra avtal §6.1.b

Några av våra register har Att fullgöra avtal som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla Affärskompetens Sveriges avtal med deltagare och intressenter.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Företagsuppgifter
  • Kundinteraktioner, t.ex. mötesanteckningar, telefonsamtal och utskick
  • Kundengagemang, t.ex. uppgift om vilka utbildningar du deltagit i.

 

Rättsliga förpliktelser §6.1.c

Några av våra register har Rättsliga förpliktelser som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att uppfylla de rättsliga förpliktelser vi har gentemot olika finansiärer. Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag att göra det, t.ex. kontrolluppgift till Skatteverket.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och personnummer
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Företagsuppgifter
  • Löner

 

Berättigat intresse §6.1.d

Några av våra register har Berättigat intresse som laglig grund för behandling. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt ömsesidiga berättigade intresse av att hantera utbildningsönskemål samt rätt mat och hjälpmedel. För våra anställda och leverantörer är kontouppgifter nödvändiga för att säkerställa utbetalningar av lön och arvoden.

  • Identitetsuppgifter, t.ex. namn och företag
  • Kontaktuppgifter, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
  • Kundinteraktioner, t.ex. mötesanteckningar, telefonsamtal och utskick
  • Kundengagemang, t.ex. uppgift om vilka utbildningar du deltagit i.
  • Kontouppgifter för utbetalningar av löner och arvoden.
  • Matallergier och funktionsvariationsbehov

 

Var och hur behandlar vi dina personuppgifter

Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området. I vissa fall kan dock dina personuppgifter överföras till och behandlas i ett land utanför EU/EES-området av våra tjänsteleverantörer. För att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade säkerställer vi att det finns skyddsåtgärder på plats, t.ex. dataöverföringsavtal som kräver att mottagarna skyddar uppgifterna på samma sätt som vi gör.

 

Hur länge sparas mina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att sparas upp till tio år efter projekttidens slut, om inte någon myndighet eller ESF hävdar annorlunda. Efter det kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Många uppgifter raderas direkt vi projektslut.

 

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter.  Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.

 

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att när som helst begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett s.k. registerutdrag.

 

Begära rättelse

Vidare har du, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära att uppgiften rättas. Har du tillgång till Mina Sidor på www.affarskompetens.se kan du själv uppdatera vissa uppgifter om dig.

 

Återkalla samtycke med framtida verkan

Du har rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke har vi rätt att fortsätta behandla redan insamlade personuppgifter med stöd av ditt tidigare lämnande samtycke.

 

Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål

Du har även rätt att, när som helst, motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål och avregistrera dig från fortsatta utskick genom att anmäla detta till oss, t.ex. genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket eller kontakta någon av våra medarbetare via affarskompetens.se

 

Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse

Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på ett berättigat intresse som vi har om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

 

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

 

Begränsning av behandling

Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid behandlingen begränsats.

 

Dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. ett avtal med dig.

 

Vem kontaktar jag vid frågor?

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud eller någon annan av medarbetarna. Kontaktuppgifter framgår nedan. Du har även möjlighet att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten.

 

Sara Hellberg, verksamhetsledare.

sara.hellberg@affarskompetens.se Tel: 073-386 56 21

 

Vera Andersson, utbildningsansvarig

vera.andersson@affarskompetens.se Tel: 072-215 62 09

 

Mia Ulin, kommunikationsansvarig.

mia.ulin@affarskompetens.se Tel: 070-390 79 89

Senaste inlägg

Gå med i nyhetsbrevet!

Få senaste nyheterna direkt i mejlen

Genom att använda formuläret ger du oss tillåtelse att hantera dessa uppgifter.

Våra projekt

Affärskompetens Digilo

Jobbar du för mycket och tjänar för lite? Under två år erbjuder Affärskompetens Digilo olika utbildningar och företagsstöd som hjälper dig och dina medarbetare få bättre koll på hur man arbetar mer effektivt med hjälp av digitala verktyg och kunskaper. Det kostar...

Nu startar Affärskompetens Digilo i Gävleborg och Dalarna

Landsbygdsfokus

Landsbygdsfokus är ett projekt som genomförs på uppdrag från Tillväxtverket. Det drivs av Affärskompetens Sverige och Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU) under perioden jan 2020 till mars 2021. 

Affärskompetens Norduppland 2016 – 2020

Affärskompetens Norduppland var ett projekt finansierat av Europeiska socialfonden (ESF). Tillsammans med 350 småföretag i Uppland, utvecklade vi metoder och arbetssätt för att skapa långsiktigt lönsamma och hållbara företag genom kompetensutveckling. Projektet...